800 documents comptabilisés par mois sans en taper un seul
Une fiduciaire noyée sous les PDF, photos et scans de ses clients. On a construit un pipeline qui transforme ce chaos en écritures prêtes à pousser dans le logiciel comptable.
Détails anonymisés et adaptés pour des raisons de confidentialité.
Le problème
Une fiduciaire d’une quinzaine de personnes. À chaque fin de mois, les clients envoient leurs documents dans tous les formats imaginables : PDF scannés de travers, photos de tickets prises au flash, exports bancaires en CSV dont les colonnes changent d’une banque à l’autre, factures fournisseurs noyées dans des pièces jointes.
Un comptable passait en moyenne 3 à 4 heures par dossier et par mois à tout ouvrir, lire et ressaisir à la main dans le logiciel. Sur 60 dossiers actifs, ça fait plus de 200 heures de pure saisie chaque mois. Le vrai travail, l’analyse et le conseil, venait en dernier.
Ce qu’on a construit
Collecte universelle - Une boîte de dépôt par client (email plus glisser-déposer web). PDF, JPG, scans, CSV bancaires, peu importe. Tout arrive au même endroit, horodaté et rattaché au bon dossier.
Extraction IA - Un pipeline OCR plus modèle de langage qui lit chaque document et en sort les champs structurés : fournisseur, date, montants HT et TVA, taux, numéro de facture, devise. Les extraits bancaires sont analysés ligne par ligne, quel que soit le format de la banque.
Règles et plan comptable - Imputation automatique sur les bons comptes selon le fournisseur et l’historique du dossier. Le système apprend des corrections passées et propose le bon compte de charge dès la deuxième occurrence.
Contrôle humain ciblé - Rien n’est poussé à l’aveugle. Une interface de validation ne fait remonter que les documents douteux (montant illisible, TVA incohérente, fournisseur inconnu). Le reste se valide en un clic.
Le résultat
- De 3-4 h à 35 min par dossier et par mois. Le comptable valide au lieu de taper.
- Plus de 90% des documents extraits sans intervention, le reste signalé pour relecture.
- Environ 160 heures par mois rendues à l’équipe, réinvesties dans le conseil client.
- Les écarts de TVA détectés en amont, avant que l’erreur n’arrive dans la déclaration.
- Export direct dans le logiciel comptable existant, sans changer d’outil.
La stack
- OCR plus modèle de langage pour l’extraction documentaire structurée
- Pipeline Python orchestrant collecte, parsing et imputation comptable
- Couche de règles maison qui apprend des corrections du comptable
- Interface web de validation légère pour le contrôle ciblé
- Connecteur d’export vers le logiciel comptable déjà en place