- Einen echten Arbeitsablauf messen, bevor ein Tool gewählt wird.
- Einrichtung, Betrieb und Wartung trennen.
- Kapazitätswert und Geldeinsparung auseinanderhalten.
Die Gesamtkosten haben vier Posten
Das erste Angebot umfasst Abgrenzung, Umsetzung, Tests, Dokumentation und Inbetriebnahme. Hinzu kommen Lizenzen oder API-Aufrufe, Hosting, Überwachung, Korrekturen bei Formatänderungen und menschliche Zeit für die Prüfung von Ausnahmen.
Eine günstige Umsetzung kann im Betrieb teuer sein. Eine robustere Integration kostet anfangs vielleicht mehr und braucht später weniger Eingriffe. Vergleichen Sie die Optionen über denselben Zeitraum, etwa zwölf Monate.
| Kosten | Zu stellende Fragen |
|---|---|
| Einrichtung | Abgrenzung, Zugänge, Entwicklung, Tests, Schulung |
| Betrieb | Lizenzen, APIs, Rechenleistung, Hosting, Speicher |
| Wartung | Formate, APIs, Modelle, Sicherheit, Support |
| Prüfung | Ausnahmen, menschliche Freigabe, Fehlerbehebung |
Den Ablauf messen, nicht eine Ahnung
Zählen Sie für eine repräsentative Woche die Fälle, die aktiven Minuten pro Fall, die Nacharbeit und die Ausnahmen. Halten Sie die Eingangsdaten und das erwartete Ergebnis fest. Diese Basis erlaubt es, einen Prototyp an denselben Fällen zu testen.
Microsoft beschreibt Process Mining als Weg, zu sehen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen, und Engpässe zu finden. Für ein kleines Unternehmen reicht oft ein einfaches Protokoll: Volumen, Dauer, Ausnahmequote und Verantwortlicher.
- Tatsächliches Monatsvolumen, einschließlich saisonaler Spitzen
- Aktive Arbeitszeit statt gesamter Wartezeit
- Ausnahmequote und Zeit für die Behebung
- Voll belastete Personalkosten oder interner Wert der eingesetzten Zeit
Freigesetzte Zeit ist nicht automatisch gespartes Geld
Setzt eine Automatisierung 58 Stunden pro Monat frei, gewinnen Sie zunächst Kapazität: mehr Fälle, kürzere Fristen oder Zeit für sinnvolle Arbeit. Zur Geldeinsparung wird sie erst, wenn eine Ausgabe tatsächlich wegfällt, etwa Überstunden oder ausgelagerte Arbeit.