- Meet een echt werkproces vóór u een tool kiest.
- Scheid opstart, werking en onderhoud.
- Houd capaciteitswaarde apart van kasbesparing.
De totale kost heeft vier regels
De initiële offerte omvat afbakening, bouw, tests, documentatie en ingebruikname. Tel daar licenties of oproepen van online diensten (API’s), hosting, bewaking, aanpassingen bij formaatwijzigingen en menselijke controle van uitzonderingen bij.
Een goedkope bouw kan duur zijn in gebruik. Een robuustere integratie kost vooraf misschien meer, maar vraagt later minder ingrepen. Vergelijk opties over dezelfde periode, bijvoorbeeld twaalf maanden.
| Kost | Vragen |
|---|---|
| Opstart | Afbakening, toegang, ontwikkeling, tests, opleiding |
| Werking | Licenties, API’s, rekenkracht, hosting, opslag |
| Onderhoud | Formaten, API’s, modellen, beveiliging, support |
| Controle | Uitzonderingen, menselijke goedkeuring, herstel |
Meet het werkproces, niet uw indruk
Tel tijdens een representatieve week de dossiers, actieve minuten per dossier, herwerkingen en uitzonderingen. Noteer het vertrekpunt en het verwachte resultaat. Zo test u een prototype op dezelfde gevallen.
Microsoft beschrijft procesanalyse (process mining) als een manier om de werkelijke uitvoering en knelpunten te zien. Voor een kmo volstaat vaak een eenvoudig logboek: volume, duur, uitzonderingsgraad en verantwoordelijke.
- Echt maandvolume, inclusief seizoenspieken
- Actieve werktijd in plaats van totale wachttijd
- Uitzonderingsgraad en hersteltijd
- Volledige loonkost of interne waarde van de betrokken tijd
Vrijgemaakte tijd is niet automatisch geldbesparing
Maakt automatisering maandelijks 58 uur vrij, dan is het eerste resultaat capaciteit: meer dossiers, minder vertraging of tijd voor nuttiger werk. Pas als een uitgave echt verdwijnt, zoals overuren of uitbesteed werk, ontstaat een kasbesparing.