- Mesurez un flux réel avant de parler d’outil.
- Séparez coût initial, exploitation et maintenance.
- Distinguez valeur de capacité et économie de trésorerie.
Le coût complet a quatre lignes
Le devis initial couvre cadrage, construction, tests, documentation et mise en service. Ajoutez licences ou appels de services en ligne (API), hébergement, surveillance, corrections quand un format change et temps de contrôle humain.
Une automatisation peu chère à construire peut coûter cher à exploiter, et inversement. Comparez les options sur une même période, par exemple douze mois.
| Poste | Questions à poser |
|---|---|
| Mise en place | Cadrage, accès, développement, tests, formation |
| Exploitation | Licences, API, calcul, hébergement, stockage |
| Maintenance | Formats, API, modèles, sécurité, support |
| Contrôle | Exceptions, validation humaine, reprise en cas d’échec |
Mesurez le flux, pas une intuition
Pendant une semaine représentative, comptez les dossiers, le temps actif par dossier, les reprises et les exceptions. Notez le point de départ et le résultat attendu. Vous testerez ensuite un prototype sur les mêmes cas.
Microsoft présente l’analyse des processus (process mining) comme un moyen d’observer un processus réel et ses goulets. Pour une PME, un relevé simple suffit souvent : volume, durée, taux d’exception et personne responsable.
- Volume mensuel réel, avec les pics saisonniers
- Minutes de travail actif, pas le délai total d’attente
- Taux d’exception et temps de reprise
- Coût chargé ou valeur interne de l’heure concernée
Temps rendu ne veut pas dire argent économisé
58 heures rendues par mois, c’est d’abord de la capacité : plus de dossiers, moins de retards, du temps pour un travail utile. Ce n’est une économie de trésorerie que si une dépense disparaît, par exemple des heures supplémentaires.