Een platform dat duizenden documenten per maand leest, classificeert en routeert
Een verzekeringsgroep verzoop zijn teams in papieren schadedossiers en polissen. We bouwden het platform dat alles automatisch sorteert, plus een assistent die antwoordt over de hele historiek.
Details geanonimiseerd en aangepast om vertrouwelijkheidsredenen.
Het probleem
Een verzekeringsgroep, meerdere entiteiten in meerdere landen. Elke maand komen er duizenden documenten binnen: schadeaangiftes, bijvoegsels, polissen, bewijsstukken, brieven. Allemaal als PDF, foto’s, scans van slechte kwaliteit, in drie talen.
Het sorteren gebeurde manueel. Dossierbeheerders besteedden een groot deel van hun dag aan het openen van bijlagen, gissen wat elk document was, en het in de juiste map van de juiste entiteit zetten. Gemiddelde tijd voor een document op de juiste plaats belandde: 2 tot 3 dagen. En niemand had het totaalbeeld: elke entiteit werkte in haar eigen hoekje.
Wat we bouwden
Ingestiepijplijn - Elk inkomend document wordt door OCR gelezen, daarna haalt een taalmodel het type, de betrokken entiteit, het polisnummer en de sleuteldata eruit. Gestructureerde tekst als uitvoer, klaar om te routeren.
Classificatie en routering - Het document wordt automatisch in de juiste map van de juiste entiteit geklasseerd, met een betrouwbaarheidsscore. Onder een drempel gaat het naar een menselijke nakijkwachtrij in plaats van gegokt te worden.
RAG-assistent over de hele historiek - Een beheerder stelt een vraag in gewone taal en krijgt een onderbouwd antwoord, met links naar de exacte documenten. Geen tien mappen meer doorzoeken om een dossier te reconstrueren.
Toezichtsdashboard per entiteit - Volumes, doorlooptijden, automatiseringsgraad, nakijkwachtrijen. Elke entiteit ziet haar eigen cijfers, de groep ziet het geheel.
Het resultaat
- Routeringstijd van 2-3 dagen naar enkele minuten voor de grote meerderheid van de documenten.
- Ongeveer 85% van de documenten geclassificeerd zonder menselijke tussenkomst, de rest naar gerichte controle.
- Beheerders kregen meerdere uren per dag terug, herinvesteerd in het echte dossierwerk.
- Eén bron van waarheid over alle entiteiten, geen silo’s per land meer.
- Een historiek doorzoekbaar in seconden in plaats van manueel graven.
De stack
- OCR + taalmodellen voor extractie en classificatie
- Asynchrone ingestiepijplijn, die volumepieken opvangt
- RAG met een vectordatabank over de volledige documenthistoriek
- Integratie-API met de bestaande bedrijfssystemen van de entiteiten
- Betrouwbaarheidsdrempels en een menselijke nakijkwachtrij voor dubbelzinnige gevallen