AI-audit voor een KMO in distributie
Een zaakvoerder overtuigd dat AI hem kon helpen, maar zonder te weten waar of hoe. Twee dagen analyse, een rapport van 10 pagina's, drie geprioriteerde werkterreinen. Hij weet nu precies waar te beginnen.
Representatief scenario gebaseerd op echte opdrachten. Namen, cijfers en contexten zijn aangepast om vertrouwelijkheidsredenen.
De context
Een KMO van 18 mensen in de distributie van technisch materiaal. De zaakvoerder volgt het nieuws, heeft ChatGPT geprobeerd, heeft artikels gelezen. Hij is ervan overtuigd dat er iets te doen valt met AI in zijn bedrijf. Maar wat, precies? En in welke volgorde?
Hij had bijna getekend bij een bureau dat hem “een volledige AI-strategie” aanbood voor 25.000 EUR zonder zijn activiteit ooit te hebben gezien. Hij gaf er de voorkeur aan iemand te zoeken die eerst kijkt voor hij verkoopt.
Wat we gedaan hebben
Twee dagen in het bedrijf. Geen vragenlijst, geen generieke slides. Gesprekken met de zaakvoerder, de administratief verantwoordelijke, twee commercialen en de voorraadbeheerder. Observatie van de gebruikte tools, de echte processen, de dagelijkse fricties.
Het doel: de 3 plaatsen vinden waar AI iets concreets verandert, niet alleen theoretisch.
Wat we vonden:
De verwerking van inkomende bestellingsbonnen - 40 tot 60 per week, allemaal in een ander formaat (PDF, e-mail, soms een foto van een papieren bon). Een administratief medewerker besteedde 2 uur per dag aan het overtypen in het ERP. Gebruiksgeval #1, geschatte ROI op 3 maanden.
Het beheer van aanmaningen voor onbetaalde klanten - manueel gedaan, vaak vergeten, zonder consistente opvolging. Een geautomatiseerde aanmaningspipeline met aangepaste toon per klant en geintegreerde historiek. Gebruiksgeval #2.
Het zoeken in de bestelhistoriek om klanten te antwoorden (“heeft u al dat product in die afmeting geleverd?”) - momenteel 10 tot 15 minuten per opzoeking. Een interne assistent op de bestelDatabase. Gebruiksgeval #3.
Het resultaat: een rapport van 11 pagina’s. Voor elk gebruiksgeval: beschrijving van het probleem, aanbevolen oplossing, geschatte inspanning, geprojecteerde ROI, geidentificeerde risico’s. Plus een sectie “wat we niet zouden doen” - de ideeen die veelbelovend leken maar de analyse niet doorstaan.
Het vervolg
De zaakvoerder begon met gebruiksgeval #1. We leverden de tool 6 weken later.
Stack van de audit
- Semi-gestructureerde interviews, terreinobservatie
- Analyse van bestaande gegevensstromen
- ROI-berekening op basis van echte bedrijfsdata (geen generieke sectorale benchmarks)
- Gestructureerd rapport, zonder jargon, leesbaar voor niet-technici