AI-agent voor beheer van interventieverzoeken
Een technisch onderhoudsbedrijf ontving 40 verzoeken per week via e-mail en WhatsApp. De baas antwoordde zelf, vaak na 48u. Klanten gingen naar de concurrentie. We losten dat op.
Representatief scenario gebaseerd op echte opdrachten. Namen, cijfers en contexten zijn aangepast om vertrouwelijkheidsredenen.
Het probleem
Een KMO van 12 mensen gespecialiseerd in onderhoud van tertiaire gebouwen. Goede reputatie, volle orderboeken, efficiente terreinteams. Maar een onzichtbaar knelpunt: alle inkomende aanvragen passeerden via de baas.
40 verzoeken per week gemiddeld. E-mail, WhatsApp, soms beide voor dezelfde interventie. De baas sorteert, antwoordt, plant - vaak ‘s avonds na het terrein. Gemiddelde responstijd: 36 tot 48 uur.
Resultaat: prospects die niet terugbellen. Klanten die een “reactivere” concurrent uitproberen. En een zaakvoerder die zijn avonden op zijn telefoon doorbrengt in plaats van zijn bedrijf te sturen.
Wat we gebouwd hebben
Een AI-agent die het eerste contact voor hem beheert, 24u/24.
Automatisch triage - de agent leest elk inkomend bericht en identificeert of het gaat om een urgentie, een offerteaanvraag, een opvolging of iets anders. Hij classificeert en prioritiseert in real-time.
Onmiddellijk antwoord voor standaardgevallen - voor gewone aanvragen antwoordt de agent binnen de minuut met de nodige informatie en een voorstel voor een tijdslot. De toon stemt overeen met die van het bedrijf.
Intelligente escalatie - urgentiesignalen per SMS aan de zaakvoerder met een samenvatting. Complexe gevallen in de wacht met volledige context klaar voor menselijke afhandeling.
Dagelijks overzicht - elke ochtend vat een e-mail de aanvragen van de vorige dag samen, de verzonden antwoorden, en wat een beslissing afwacht.
De onverwachte uitdaging: een deel van de aanvragen arriveerde via WhatsApp met foto’s van pannes. Het integreren van beeldanalyse om de urgentie automatisch te kwalificeren vergde een extra iteratie die aanvankelijk niet gepland was - maar het is nu een van de sterke punten van het systeem.
De resultaten
- Gemiddelde responstijd: 48u → minder dan 10 minuten voor standaardgevallen
- Automatische verwerkingsrate: 73% van de aanvragen zonder tussenkomst van de baas
- Omzet gestegen over de twee volgende kwartalen, mede dankzij kansen die niet langer gemist werden
- De baas beheert zijn mailbox ‘s avonds niet meer
Stack
- Maatwerk AI-agent - Python, LLM-pipeline
- E-mail- en WhatsApp Business-verbinding van het bedrijf
- Beeldanalyse voor kwalificatie van visuele urgentie
- Kennisbank over interventietypes en gedekte zones
- SMS-alerts via API